FAXを送る時

送付状を付ける

送付状には

  • 受信先の会社名、部署名、個人名を記載する
  • 送信側の会社名、部署名、個人名、電話番号、FAX番号を記載する
  • 送信枚数を記載する

・確認だけでよいのか、折り返しの連絡が欲しいのかなど、FAXを受け取った後、相手がどのような手順を踏めばよいのかを明記しておく

FAXを複数枚送るとき

何枚も送るときは順番がわからなくならないように番号をふる。全部のページが分かるように
10ページ送るなら若い順に1/10、2/10・・・10/10までふる。
大量に送る時は、事前に電話で知らせ、相手側のFAX機の使用状況を確かめる
*送信している間は話中になる場合もあるため

送信済みFAXの確認

無事に送信が出来たかどうか、見にくい文字がなかったかどうか
先方に電話をいれて確認する。

秘文書はFAXしない

FAXは相手が直接受け取るとは限らない為、親展や秘文書を送ってしまうと
いろいろな人が文書を見る可能性がある
FAX は公開しても問題のないものだけ送信するようにする

FAXを受けた時

  • 自分宛でないFAXはすぐに本人に渡す
  • 送付状をもとに、送られてきた文書の枚数が揃っているか確認する
  • 不明な点がないか調べ、先方に確認の電話を入れる